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行政秘书岗位职责


『来源:土木与环境工程学院』 『阅读:323』 『日期:2017-09-21』
 

一、办公室工作

1.保持办公室卫生整洁,创造良好的办公环境。

2.管理本学院资产,合理使用、定期清理资产,维护资产安全。

3.负责学院各类档案的收集、保管、整理和归档工作,将归档材料合理分类存放,确保归档文件的齐全、完整、系统。

4.礼貌接待外部来访客人和处理来信来访,并根据需办事项向分管领导汇报,协助领导做好接待工作。

5.做好学院的考勤工作,并及时向人事处报告考勤情况。

6.协助学院领导组织并做好人员聘任、职称评定、奖惩考核、酬金分配、院务公开等工作。

7.安排假日或非常时期的院领导值班并通知到人。

8.领取、购买、保管和发放办公用品。

二、文书工作

1.负责各类文件的收发、登记、传阅、归档和信函、报刊的收发工作,做到手续完备、及时、准确。

2.掌管和正确使用公章。需要开具介绍信或证明时,须由院领导交办或签字,做到有据可查。

3.做好上传下达工作。及时准确地向院领导或教师传达各类通知和安排事项。

4.组织安排好学院里的各种会议,并做好会议记录工作。

5.做好学院文印工作。

三、资料室工作

1.保管好室内书籍、报刊、资料、做到不腐不丢,不被虫蛀,每学期清点一次,如有丢失,及时汇报。

2.新书进室及时登记、上架,上架陈列要准确分类,做到类别标志醒目,方便借用。

3.杂志、资料如有部分损坏,负责修补,应装订的要及时装订。

4.资料室按规定时间开放,不得擅自关闭。

5.保持室内卫生,严禁烟火,保证安全。

四、其他工作

完成院领导交办的其他工作。

 

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